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Kann mein Verein SEPA? Gravierende Veränderungen im Zahlungsverkehr ab 1.2.2014 stellen Vereine vor Aufgaben

von Sven Käsam 06.03.20133037 mal gelesen1 Kommentar
Lollar | „SEPA? – nie gehört…“ – diesen Satz hört man heute noch regelmäßig, wenn Vereinsvorstände auf die zum 1.2.2014 anstehende Umstellung im Zahlungsverkehr anspricht. Und das, obwohl bis zum Stichtag nur noch gerade mal etwas mehr als 300 Tage zur Verfügung stehen und keine SEPA-Vorbereitung im Verein dazu führen kann, dass Einzug der Mitgliedsbeiträge 2014 gefährdet wird.

SEPA – wo kommt’s her?

Die Langform von SEPA ist „Single Euro Payments Area“ oder zu Deutsch „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Seinen Ursprung hat SEPA im Zahlungsmittel Euro selber – was Euroscheine und -münzen im baren Zahlungsverkehr sind, dass stellt SEPA nun im unbaren Zahlungsverkehr dar. Bereits 2000 wurde eine EU-Verordnung verabschiedet, die grenzübergreifende Zahlungen grundsätzlich zu denselben Entgelten wie Inlandszahlungen vorschrieb, wobei die rechtlichen und technischen Unterschiede zu diesem Zeitpunkt in Europa noch groß waren. Um die Unterschiedlichen Systeme zusammenzuführen, wurde 2002 das European Payments Council gegründet, das 2004 die „Roadmap 2004-2010“ veröffentlichte; die Basis für den europäischen Massen-Zahlungsverkehr. Bereits seit 2008 war es möglich, Überweisungen im SEPA-System durchzuführen, seit 2009 konnten Lastschriften unter SEPA ausgelöst werden, ab dem 1.2.2014 muss jeder SEPA nutzen

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Zahlungsverkehr (3)Verein (350)SEPA (3)Mandat (2)Kassierer (1)Kassenwart (2)Jahreshauptversammlung (179)Einzugsermächtigung (1)
IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl

Um SEPA-Zahlungen durchzuführen, benötigt man statt einer Kontonummer den IBAN (International Bank Account Number = Internationale Bankkontonummer) und BIC (Bank Identifier Code = Internationale Bankleitzahl). Wer seine Daten wissen will, findet diese in der Regel auf seinem Kontoauszug. Ein Verein, der die bestehenden Daten seiner Mitglieder im SEPA-Format braucht, kann sich diese von den Mitgliedern neu holen (was regelmäßig zu aufwändig sein dürfte) oder er nutzt sogenannte „Konverter“-Software,, um IBAN und BIC zu erzeugen. Bisher können diese Konverter jedoch nicht 100% für richtige Ergebnisse garantieren, da noch nicht alle Banken ihren Kontonummern-Berechnungs-Algorithmus bekannt gegeben haben, 99% richtige Umrechnungen werden aber bis Jahresende 2013 erwartet.

IBAN statt Kontonummer – na und, was interessiert das den Verein?

Grundsätzlich könnte man jetzt sagen, „Ob Kontonummer oder IBAN, ist ja eigentlich egal, der IBAN ist halt länger.“ Stimmt soweit, wenn man nur an Zahlungsverkehr mit Überweisungen denkt.

Der Fall sieht jedoch anders aus, wenn es um den Einzug von Lastschriften geht. Mit Lastschriften werden regelmäßig Mitgliedsbeiträge von Vereinen bei Mitgliedern eingezogen. Grundlage der Lastschrift ist die Einzugsermächtigung, die das Mitglied dem Verein unterschreibt und den Verein damit berechtigt, vom Bankkonto einzuziehen. Lastschriften kann der Kassierer eines Vereins heute grundsätzlich jeder Zeit in die Wege leiten, wenn er dafür Zeit hat, er muss sich nicht an die Ausführungstage halten. Wird ein Jahresbeitrag immer zum 1.11. abgebucht, wird es wahrscheinlich kein Mitglied stören, wenn das Geld am 1., 4. oder 9. Seinem Konto belastet wird. Unter SEPA ändert sich nun sehr viel und der Kassenwart eines Vereins steht nun vor größeren Herausforderungen, wie nachfolgende Aufstellung zeigt.

1. Unter SEPA wird es nur noch möglich sein, elektronisch Lastschriften zu ziehen, beleghafte Einzüge werden nicht mehr möglich sein. Dies stellt möglicherweise für den einen oder anderen Kassierer ein Problem dar, der die Geschäfte noch ausschließlich „offline“ führt. Die Alternativen zum Einstieg in das „elektonic banking“ stellt dann nur die Überweisung der Beiträge durch die Mitglieder oder das Einrichten von Daueraufträgen dar oder auch die gute alte Barzahlung. Alle Alternativen sind ab einer gewissen Vereinsgröße wahrscheinlich kaum praktisch umsetzbar und führen zu Mitgliederschwund und Einbußen bei den Beiträgen.
2. Um zukünftig überhaupt Lastschriften einziehen zu dürfen, muss der Verein eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen. Diese Beantragung kann ausschließlich über das Internet durchgeführt werden. Die Beantragung ist für den geübten Internetnutzer einfach, wer nicht der Online-Welt zugewandt ist, hat an dieser Stelle schon ein Problem.
3. Bisherige Einzugsermächtigungen können weiter als rechtliche Grundlage für SEPA-Lastschriften dienen, rechtlich gesehen wird die Einzugsermächtigung in ein „Mandat“ umgewandelt. Voraussetzung: Der unterschriebene Beleg muss dem Verein körperlich vorliegen. Insbesondere bei alten Vereinen und/oder Vereinen, bei denen die Kassenführung häufiger gewechselt hat, könnte man befürchten, dass die Einzugsermächtigungen nicht mehr vollständig vorliegen.
4. Die Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat sollte mit einem Anschreiben der Mitglieder flankiert werden, in dem neben Gläubiger-ID und Mandatsreferenz auch die durch den Verein erzeugten („konvertierten“) IBAN und BIC aufgeführt werden sollten. Dies gibt dem Verein die Möglichkeit, falsch-konvertierte Bankverbindungen vom Mitglied korrigieren zu lassen.
5. Mandate müssen dem Verein sowohl beleghaft vorliegen als auch in die Vereinssoftware eingegeben werden, da Informationen aus dem Mandat bei der elektronischen Lastschrift übernommen werden. Es soll Vereine geben, die ihre Mitglieder ohne Software verwalten. Für diese bricht nun entweder „ein neues Zeitalter an“ oder „die Welt zusammen“. Bei dem Nummernkreis bietet sich die Mitgliedsnummer an, wobei eine ergänzende Nummer (z.B. „-01“) sinnvoll sein könnte, da Änderungen am Mandat unter Umständen das Anlegen eines neuen Mandates notwendig machen.
6. Mandate müssen im Origibnal aufgehoben werden, da die Bank eine Kopie anfordern kann. Dies betrifft den Fall, dass ein Mitglied eine Lastschrift mehr als 8 Wochen nach Fälligkeit zurückgeben will. Kann kein Mandat (oder alte Einzugsermächtigung) vorgelegt werden, kann er dies bis zu 13 Monate lang machen.
7. Sowohl die eingesetzte Verwaltungssoftware als auch die Home-Bankingsoftware müssen SEPA-fähig sein. Gerade bei der Software die für die Mitgliederverwaltung eingesetzt wird, werden vielleicht noch alte Versionen eingesetzt, z.B. da der Verein die Umstellung auf eine neue Software aus organisatorischen oder finanziellen Gründen immer wieder vor sich hin geschoben haben könnte. Für SEPA ist jedoch der Einsatz einer aktuellen Verwaltungs-Software zwingend notwendig, da das Mandat elektronisch verwaltet werden muss.
8. Bisher kann ein Kassierer Lastschriften immer dann einreichen, wann er es für richtig hält, in der Regel wird dies bei einem Jahresbeitrag zwar ungefähr immer zum selben Termin sein, es muss aber nicht zwingend ein bestimmter Tag im Jahr sein. Dieses Vorgehen wird „Einzug auf Sicht“ genannt. Unter SEPA ändert sich das: Vor der Ausführung einer Lastschrift muss der Kassierer zwei wichtige Fristen beachten. Erstens muss der Kassierer grundsätzlich dem Mitglied 14 Tage vor Einzug mitteilen, dass er unter Nennung der Vereins-Gläubiger-ID und Mandatsreferenz am genannten Termin („jeweils 1. Werktag im November“) den genannten Betrag einzieht. Die 14-Tage-Frist kann z.B. durch Satzungsänderung verkürzt werden.
9. Wie die Mitteilung erfolgen muss, ist nicht vorgeschrieben, neben Brief ist hier vor allem die Mitteilung per eMail denkbar. Grundsätzlich ist denkbar, dass der Verein in dieser Vorabankündigung (in SEPA-Sprache „Pre-Notification“ genannt) bereits den Einzug folgende Jahre bekannt gibt („Wir ziehen beginnend zum 1.11.2014 18 € ein und in allen folgenden Jahren ebenfalls zum 1.11. oder zum nächsten Bankgeschäftstag…“), ändert sich aber der Mitgliedsbeitrag oder der Tag des Einzugs, muss eine erneute Mitteilung an das Mitglied ergehen.
10. Die zweite Frist betrifft die Ausführungstermin der Zahlung. Bei erstmaliger Ausführung einer SEPA-Lastschrift muss diese der Bank des Zahlungspflichtigen 5 Tage vor dem Termin vorliegen. Hinzu kommen noch 2-3 Tage, die sich die Bank des Einreichers zu Prüfzwecken vorbehält. Auch wenn sich die Frist bei zukünftigen Einzügen aus 2 Tage (+ 2-3 Tage, die sich die Bank des Einreichers zu Prüfzwecken vorbehält) verkürzt, entsteht hierdurch wahrscheinlich kein Vorteil: Hat der Verein beim nächsten Einzug auch nur ein neues Mitglied, müsste die Zahlung für diesen „Ersteinzug“ wieder 5 Tage vor dem Termin vorliegen, alle anderen 2 Tage vorher. Dies scheint nicht praktikabel, so dass von kürzeren Fristen im Verein wohl kein Gebrauch gemacht werden wird. Insgesamt kann man sagen: Hier ist eine gute Planung des Einzugs von Nöten. An dieser Stelle ist aber ein Hoffnungsfunke in Sicht, da im April wohl über eine neue, rein deutsche, Variante der Lastschrift in Bankenkreisen entschieden wird. Diese als „COR1“ bezeichnete Variante verkürzt die Einreichungsfrist auf 1 Tag (+ 2-3 Tage, die sich die Bank des Einreichers zu Prüfzwecken vorbehält). Informationen hierzu sind aktuell nur sehr wenige auffindbar.
11. Der Verein muss sein Dokumente, Briefvordrucke usw. umstellen. Das „Mandat“ ist inhaltlich stark standardisiert und sollte entsprechend den im Internet oder über die Hausbank verfügbaren Vorlagen für den Verein übernommen werden. Bis zur SEPA-Einführung kann sich der Verein entweder sowohl eine Einzugsermächtigung als auch ein SEPA-Mandat ausstellen lassen oder er nutzt nur Einzugsermächtigungen und migriert diese dann 2014 zum Mandat.
12. Sollte der Verein über den Beitrag hinaus weitere Beträge von Mitgliedern einziehen (z.B. für Vereinsaktivitäten, Kleidung, u.v.m.) muss sich der Verein überlegen, ob er sich ein Mandat für alles ausstellen lässt oder für jeden Sachverhalt ein einzelnes Mandat. Auch in diesem Sachverhalt gibt es Fallstricke, da er bei Einzügen mit wechselnden Beträgen und Fälligkeitsterminen immer neue Vorabankündigungen versenden muss.

Diese Aufzählung könnte wahrscheinlich noch um einige Punkte verlängert werden. In Summe sind die Veränderungen für alle Vereine mit Arbeit verbunden, für manchen Verein scheinen sie kaum zu bewältigen. Es kann aus meiner Sicht nur allen Vereinen, die heute Lastschriften nutzen, geraten werden, sich intensiv und zeitnah mit dem Thema auseinanderzusetzen.

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Kommentare zum Beitrag

Sven Käs
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Sven Käs aus Lollar schrieb am 07.03.2013 um 16:46 Uhr
Hallo Herr Buettel und besten Dank. Derzeit wird das Thema noch unterschaetzt, das wird sich im Jahresverlauf aendern, wenn auch die Presse von dem deutschlandweit schlechten Vorbereitungdstand Wind bekommt.
Vereine sollten sich im Internet informieren und auch ihre Hausbank in die Pflicht nehmen. Zudem wird sich sicher im Jahresverlauf noch einiges Ergeben, Konkretisieren und vielleicht auch relativieren.
Ich habe das Glueck, dass ich mich beruflich auch mit diesem Themenfeld in anderen Zusammenhaengen beschaeftige, daher mein Kenntnisstand, den ich auf Vereine uebertragen habe. Meine Veroeffentlichung koennen Sie gerne weitergeben, ich garantiere fuer keine Informationen, sie stellen meine persoenliche Interpretation der Situation dar. Gruss...
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