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Kosten gesenkt und Service verbessert: Dezernent Dirk Haas zieht für Aufgabenfeld ‚Zentrale Dienste und Informationstechnik‘ Bilanz

Die Veränderungen in der Arbeitsstruktur machen sich positiv bemerkbar, wie Dezernent Dirk Haas feststellt. Am Servicetelefon der Kreisverwaltung Gießen nehmen Anabelle Hönig, Sigrid Sussmann (rechts) und ihre Kollegen rund 300 Anrufe am Tag entgegen.
Die Veränderungen in der Arbeitsstruktur machen sich positiv bemerkbar, wie Dezernent Dirk Haas feststellt. Am Servicetelefon der Kreisverwaltung Gießen nehmen Anabelle Hönig, Sigrid Sussmann (rechts) und ihre Kollegen rund 300 Anrufe am Tag entgegen.
Gießen | Einen bilanzierenden Jahresrückblick seines Aufgabenfeldes hat Ehrenamtlicher Kreisbeigeordneter Dirk Haas zum Jahreswechsel vollzogen. Als Dezernent den Bereich „Zentrale Dienste und Informationstechnik“ verantwortet er nicht nur alle Computer und vernetzten Geräte in der Kreisverwaltung sowie den Fuhrpark, bestehend aus derzeit rund 40 Fahrzeugen. Zum Fachdienst „Zentrale Dienste und Informationstechnik“ gehören insgesamt gegenwärtig 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – mit allem, was dazugehört. „Der Fachdienst deckt ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab, die zwar vorwiegend intern vollzogen werden, die aber andererseits für die Bürgerinnen und Bürger von großer Bedeutung sind. Immerhin fällt auch der Betrieb des Service-Telefons und des Info-Points in unser Aufgabenfeld“, sagt Dirk Haas bei der Vorstellung der Zwischenbilanz, „dies ist für fast alle Kunden der erste Kontakt mit der Kreisverwaltung. Deswegen bemühen wir uns um ständige Verbesserung und Bürgernähe.“

Seit Juli 2013 funktioniert die ehemalige Telefonzentrale als echtes Servicetelefon, an dem man die meisten seiner Fragen beantwortet bekommt, ohne mit einem Fachdienst verbunden werden zu müssen. So können die Mitarbeiter der Fachabteilungen konzentriert ihrer Arbeit am Schreibtisch nachgehen und werden nicht immer wieder durch Telefonate darin unterbrochen.

Eine Software ermöglicht den Telefonistinnen und Telefonisten am Info-Point eine kompetente Auskunft, denn sie sammelt die Antworten auf die meistgestellten Fragen und dient als Nachschlagewerk. „Ratsuchenden Bürgerinnen und Bürgern wird jetzt mit der Umstellung schneller geholfen, die Mitarbeiter in den Fachdiensten werden entlastet“, fasst der Dezernent die Vorteile zusammen.

Er nennt entsprechende Zahlen: Vor der Einrichtung des Servicetelefons sind in der Telefonzentrale der Kreisverwaltung täglich rund 160 bis 180 Anrufer eingegangen, die in der Regel mit einem konkreten Ansprechpartner verbunden werden wollten, oder die allgemeine Fragestellungen hatten, die nur die Fachabteilungen beantworten konnten. Mit der Einführung des Servicetelefons hat das Anruferaufkommen in der Telefonzentrale zugenommen. Mittlerweile klingelt durchschnittlich knapp über 300 Mal am Tag das Telefon.

„Rund ein Drittel aller Anfragen können direkt am Servicetelefon beantwortet werden. Vertiefende Fragen und Anliegen werden nach wie vor zu den Fachabteilungen weitergeleitet. Ich bin schon jetzt zufrieden, obwohl wir noch in den Anfängen stecken. Unser System muss sich sowohl bei unseren Kunden als auch bei den Kollegen erst einspielen. Wir sind sicher, dass wir damit einen richtigen Weg einschlagen. Für die Jahre 2015 und 2016 haben wir uns als Zielsetzung eine Steigerung auf 50 Prozent vorgenommen“, sagt Dirk Haas.

Mit Blick auf den Fuhrpark der Kreisverwaltung benennt der Dezernent Maßnahmen, die die Wirtschaftlichkeit erhöhen. „Besonders interessant ist für uns unter anderem ein Ziel: weniger Dienstfahrten mit privaten Fahrzeugen. Dies haben wir erreicht, indem wir den Fuhrpark deutlich vergrößert haben. Somit stehen jetzt stets ausreichend Fahrzeuge zur Verfügung und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nur noch selten auf ihre eigenen Fahrzeuge zurückgreifen. Immerhin werden diese Fahrten mit 35 Cent pro Kilometer erstattet, was für die Verwaltung vergleichsweise teuer ist.“ Durch diese Maßnahme konnten trotz steigender Fahrleistung die Ausgaben für Dienstfahrten in 2014 deutlich gesenkt werden.

Zum Fuhrpark gehören verschiedene Fahrzeugmodelle, die je nach Fahrt zum Einsatz kommen, um durch optimalen Einsatz der kostengünstigen Fahrzeuge den Kilometerpreis zu senken. Ein Erdgasfahrzeug verursacht weniger Kosten, ist aber für längere Fahrten nicht geeignet, ebenso das geförderte Elektrofahrzeug. „An dieser Stelle wollen wir noch weiter optimieren, um die Fahrtkosten kontinuierlich abzusenken. Derzeit haben wir aufgrund der großen Bandbreite unserer Fahrzeuge einen Kilometerpreis von 0,27 Euro, den wir langfristig auf 0,25 Euro absenken wollen. Dies haben wir jedenfalls für die nächsten beiden Jahre als Richtgröße veranschlagt“, erläutert Dirk Haas optimistisch.

Zudem berichtet er über die Erhöhung der Quote der Erdgas-, Elektro und Hybridfahrzeuge im Bestand. Derzeit machen diese Antriebsarten immerhin 17,5 % der Kreis-Fahrzeuge aus. Künftig soll dieser Anteil namhaft gesteigert werden.

Auch an den internen Prozessen hat der Dezernent geschraubt und Verbesserunen umgesetzt. Beispielsweise konnten die Kosten gesenkt werden, die pro Mitarbeiter für die Standard-IT-Ausstattung anfallen. Während das im Jahre 2012 noch 290 Euro pro Mitarbeiter waren, konnte dies im vergangenen Jahr aufgrund günstiger Ausschreibungsergebnisse auf 270 Euro abgesenkt werden. „Ich bin zuversichtlich, dass wir diese Einsparung trotz gestiegener Anforderungen und Prozessorleistungen auch in den nächsten Jahren halten werden“, sagt Dirk Haas.

Inzwischen gibt es auch eine engere Zusammenarbeit mit dem Jobcenter. So wird der Fuhrpark des Landkreises auch von deren Mitarbeitern genutzt und seit Anfang dieses Jahres übernimmt der Landkreis auch die Abwicklung des Postverkehrs vom Jobcenter. Dadurch entstehen Einsparungen bei beiden beteiligten Verwaltungen in einem höheren fünfstelligen Betrag.

Zum Aufgabenfeld Service gehört außerdem die Unterhaltung der Poststelle und der Hausdruckerei sowie die Reisekostenabrechnung und das Rechnungswesen. Nicht zuletzt gehören auch das Versicherungswesen, der Arbeitsschutz und das Beschaffungswesen dazu. Zahlen aus diesen Bereichen hat der Dezernent in anderem Zusammenhang vorgelegt, als beispielsweise in der Kreisverwaltung ein neues Druckerkonzept umgesetzt wurde oder als er mit der Deutschen Post das ‚GoGreen‘-Abkommen resümierte.

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